Alleron Oy suojaa yksityisyyttäsi ja noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Laadittu: 24.5.2018

1 Rekisterinpitäjä

Alleron Oy

y-tunnus: 2297345-2

Osoite: Puutarhakatu 10 A 8, 20100 Turku

Puhelin: 0442550505

2 Yhteyshenkilö

Anette Keski-Ojala

Puutarhakatu 10 A 8, 20100 Turku 0505939383, anette.keski-ojala@alleron.fi

3 Rekisterin nimi

Työnhakija-asiakasrekisteri.

Rekisterinpitäjän, työnhakijan ja työantaja asiakasyrityksen väliseen työllistämisprosessiin perustuva rekisteri, joka sisältää tietoa työnhakijoista. Työnhakijat ilmoittautuvat työnhakijaksi joko työhakemuksen täyttämällä vain nimenomaiseen työtehtävään tai avoimen työhakemuksen täyttämällä eri asiakasyrityksiin.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste

Alleron Oy käsittelee henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi sekä työsuhteen ylläpitämiseksi. Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja heidän eri työnantaja-asiakkaiden välillä työnhakijan työllistämistä varten. Rekisteristä saadaan tarvittavat tiedot työnhakijoista, joiden avulla voidaan tarjota työnhakijoille sopivaa toimeksiantoa, eli työpaikkaa ja työtehtävää eri asiakasyrityksistä, sähköisellä tai muulla tavalla. Tietoja voidaan myös käsitellä yhdessä rekisterinpitäjän ja hänen sopimus yhteistyökumppanin kanssa työsuhteen ylläpitämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan suostumukseen tai oikeutettuun etuun, kuten työsuhteeseen. Käsittely voi perustua myös lakisääteiseen velvoitteeseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Perustiedot: nimitiedot, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), syntymäaika, kansalaisuus, kielitaito ja sukupuoli

Työhön soveltuvuus tiedot: ammatti ja ammattikortit, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus, koulutustiedot, tutkinnot ja muu erityisosaaminen, työkokemus ja suosittelijat

Työnhakuun tarvittavat tiedot: haettu työpaikka tai toimiala, toive työtehtävistä tai työpaikan sijainnista, palkkatoive, toive työajoista, työnhaun alkamis- ja päättymisajankohta, muut mahdolliset työnhakuun tai työhön liittyvät kiinnostuksen kohteet, työlupa ja sen voimassaolotiedot sekä siihen liittyvät rajoitteet, työnhakijan käytettävyystiedot (koko/osa-aikaisuus, päivätyö ja mahdollinen ajankohta työn aloittamiseen)

Lisäksi muita käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja: asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, työnhakijan valokuva, tietojen muutostiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti työhakemuksella työntekijöiltä itseltään. Vain rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietoja muista tietolähteistä.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Alleron Oy säilyttää henkilötietoja sen ajan kuin asiakassuhde on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen, ottaen lisäksi huomioon lainsäädännön velvoitteet, kuten kirjanpitolainsäädännön. Muussa tapauksessa henkilötietoja säilytetään puolivuotta.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Alleron Oy luovuttaa käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja työnhakijan suostumuksella työnantaja-asiakasyrityksilleen, joihin työnhakijoita rekrytoidaan. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille. Henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille, kun vain rekisteröidyn suostumuksella.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai teknisen toteuttamisen perusteella tarpeellista. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot tallennetaan sähköisiin tietokantoihin sekä manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin ja niiden käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla. Tietokantoihin on pääsy vain rekisterinpitäjän määräämillä henkilöillä ja heille on annettu erikseen määritelty käyttöoikeus. Manuaalisesti käsiteltävät ja säilytettävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain rekisterinpitäjän nimeämillä henkilöillä.

10 Rekisteröidyn oikeudet

* Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihin, jotka häneltä on kerätty: Rekisterinpitäjä toimittaa tiedon kerätyistä henkilötiedoista rekisteröidylle kuukauden kuluessa hänen kirjallisesta pyynnöstään

* Oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista: Rekisterinpitäjä oikaisee epätarkat tai virheelliset henkilötiedot sekä täydentää puutteelliset tiedot

* Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisterinpitäjä poistaa rekisteristään kaikki rekisteröidyn henkilötiedot, joihin rekisterinpitäjällä ei ole oikeutettua etua

* Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista: Rekisterinpitäjä keskeyttää tilapäisesti tai pysyvästi pyydettyjen henkilötietojen käsittelyn

* Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisterinpitäjä siirtää pyynnöstä henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai yritykselle tai antaa henkilötiedot rekisteröidylle sähköisessä muodossa

* Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, suostumuksestaan huolimatta, jolloin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja

* Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä: Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jolla on häneen merkittävä vaikutus

11 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Alleron Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja ilmoittaa muutoksista omilla tiedonvälitys kanavillaan. Muutokset voi perustua myös lainsäädännön muuttumiseen